Há dois anos ouvimos falar sobre “legado da pandemia” e, com certeza, já é possível afirmar que o home office faz parte desse legado. O que antes parecia apenas um sonho para muitos profissionais, hoje já é opção viável e algumas empresas dizem que vão adotar definitivamente esse modelo. Mas, como fazer uma boa gestão de equipes à distância?
Segundo pesquisa do ISE Business School, 80% dos executivos afirmam que o home office se adequou perfeitamente bem às necessidades da empresa e 60% deles dizem ainda ter observado uma melhora na eficiência e na produtividade de seus funcionários.
Está certo que no início da pandemia, em 2020, as rotinas e fluxos de trabalho ficaram um pouco atrapalhados e foram necessários muitos ajustes e aprendizados com relação a softwares e até mesmo sobre a forma de executar as mesmas funções só que de casa.
Porém, após dois anos, parece que o home office também passou a ser uma das melhores opções para os trabalhadores. Um levantamento do Institute for Business Value (IBV) constatou que 52% dos trabalhadores brasileiros reiteram que desejam continuar trabalhando remotamente ou indo ao escritório apenas alguns dias por semana.
Apenas 10% afirmam que não se adequaram ao trabalho remoto e preferem trabalhar presencialmente na empresa. Diante de tantas divergências e adaptações necessárias, os líderes de equipe se veem diante de grandes desafios.
Como fazer uma boa gestão de equipes em meio ao home office ou no modelo híbrido, que englobe trabalho presencial e à distância?
Como ignorar o fato de que o home office elimina uma série de contas de consumo como água, luz, limpeza, itens de escritório e outros?
Como manter os colaboradores motivados e conectados com a empresa sem o contato presencial diário?
Estamos todos diante de um novo cenário. A pandemia mostrou como e o quanto o teletrabalho ou home office é possível e às vezes até mais vantajoso e benéfico para os colaboradores.
Por isso, é hora de se preparar para gerir suas equipes à distância, o que não é impossível, mas exige adaptações. Ainda que a sua empresa não adote 100% o home office, neste momento, essa mudança na forma de trabalhar, nas relações e no uso da tecnologia será constante.
A seguir, veja alguns pontos fundamentais da gestão à distância que você vai ler neste artigo:
- Organização e planejamento são a base de tudo
- Você se comunica bem com a sua equipe?
- Seja transparente sobre o futuro
- Apresente metas, deixe claro as expectativas e defina normas de trabalho
- Distribua as responsabilidades e escolha líderes
- Dê feedbacks regularmente
- Esteja disponível para a sua equipe
- Cada colaborador tem uma personalidade e necessidades: respeite-as
Boa leitura!
Organização e planejamento são a base de tudo
Para gerir uma equipe é necessário antes de mais nada gerir o seu próprio tempo, os seus compromissos e obrigações como gestor. Para isso, é fundamental organizar sua rotina, fluxos de trabalho, demandas, metas, prazos e delegar funções.
Saber o que é prioridade, quais são as metas, quem são seus líderes dentro de cada setor e elaborar um planejamento bem estruturado, são essenciais. De nada adianta pensar em estratégias para a sua equipe, se você não atua de forma organizada e a partir de dados concretos.
Uma excelente forma de organizar todas essas demandas, é adotar softwares como o Trello e a Asana para criar um fluxo de trabalho pessoal e outro para o seu time. Ou até mesmo, um único para todos.
Confira esse artigo para entender melhor como essas ferramentas funcionam.
Dessa forma, todos os indivíduos conseguem visualizar quem é o responsável por cada atividade, bem como prazos e as etapas de desenvolvimento de cada . No mercado há opções, inclusive gratuitas, com muitas funcionalidades.
Peça ajuda de outros setores para munir os seus colaboradores com informações que possam agregar valor, criar insights, auxiliar no processo de inovação, encontrar novas soluções etc.
A relação entre os diversos setores de uma empresa faz com que as “pequenas ilhas”, setores e departamentos, possam colaborar umas com as outras, compartilhando dados, conhecimentos, tecnologia e muito mais, tendo como foco um objetivo maior: o sucesso organizacional.
Você se comunica bem com a sua equipe?
Hoje em dia existe uma série de ferramentas e aplicativos que tornam a comunicação mais fácil e viável. Além dos tradicionais telefone e e-mail, existe o Whatsapp e diversas outras soluções de tecnologia para fazer reuniões virtuais, como o Zoom e o Google Meet, por exemplo.
Se por um lado tantas opções facilitam o diálogo e os fluxos de trabalho, por outro, podem dispersar e confundir a sua equipe. Isso impacta diretamente na produtividade e na organização do trabalho de uma forma geral.
Por isso, determinar os canais oficiais de comunicação da sua equipe é fundamental para que as informações não se percam e que todos os profissionais saibam onde encontrar informações e também tirar dúvidas, e alertar sobre dificuldades e erros que precisam ser corrigidos.
Além do mais, reunir em um único lugar todo esse fluxo de comunicação deixa a sua gestão muito mais segura e ágil, garantindo a você a possibilidade de acompanhar em tempo real o que cada membro está fazendo e como está o andamento.
Isso permite a você, gestor de equipes, a oportunidade de evitar crises e reparar o que for necessário para alcançar a melhor performance possível.
Seja transparente sobre o futuro
Todos sabem que vivemos um período de muitas incertezas, especialmente no mercado de trabalho. Procure ser sempre o mais transparente possível sobre a situação da empresa a curto, médio e longo prazo.
Exceto o que for sigiloso, compartilhe com a sua equipe as metas, os desafios e igualmente o sucesso, o avanço e as melhorias.
Construa nos seus colaboradores o sentimento de pertencimento, de ser parte importante da história daquela organização.
Todas as pessoas têm sonhos, desejos e dificuldades. Saiba valorizar os talentos e compreender as necessidades de cada um.
Conheça bem a sua equipe para gerir de forma eficiente.
Apresente metas, deixe claro as expectativas e defina normas de trabalho
É fundamental ter em vista que o Home Office representa uma mudança na forma de trabalhar, que a dezenas de anos estava consolidada como correta.
Trabalhar de casa ou durante uma viagem a trabalho para outra cidade ou ainda de forma remota por uma questão pessoal, é o novo normal.
Porém, a distância do ambiente físico de trabalho exige disciplina e foco para evitar, o que muitas pessoas que não defendem o teletrabalho usam como argumento negativo: a queda do rendimento.
Por isso, é tão importante estabelecer normas para o home office, bem como horários de trabalho e metas!
Se os horários puderem ser mais flexíveis, é importante fazer o gerenciamento constante das atividades e das entregas para garantir que os prazos sejam cumpridos.
Veja se na sua área de atuação é possível ter um horário flexível ou se é necessário ficar disponível em horário comercial. O mais importante é que isso seja acordado entre as partes e, de fato, seja cumprido.
Isso engloba não chamar seus colaboradores fora do horário estipulado, exceto em emergências, e, ao mesmo tempo, eles darem conta do que precisa ser feito.
Esteja disposto a fazer ajustes que deixem a produtividade em dia e o “trabalhar” mais agradável.
Distribua as responsabilidades e escolha líderes
Normalmente, surgem novas necessidades e tarefas quando o trabalho é feito em home office. Então, para fazer uma gestão de equipes, é muito importante que cada membro da equipe saiba exatamente o que é de sua responsabilidade.
Falhas nessa delegação de funções podem fazer com que tarefas simples, ou até essenciais, deixem de ser executadas provocando um efeito dominó no trabalho de toda a equipe.
Um bom gestor sabe delegar funções e escolhe bem os líderes de cada equipe para auxiliá-lo na administração focada, enquanto você cuida da gestão geral.
O alinhamento entre você e os seus líderes precisa ser excelente.
Dê feedbacks regularmente
Como seus colaboradores podem melhorar se não souberem no que estão errando? Mais do que isso: encontrar a melhor solução e inovar são processos que têm melhor resultado quando pensados em conjunto.
Além disso, o feedback não precisa ser apenas sobre erros, mas sobre acertos também! Quando sua equipe faz ajustes, se empenha, bate metas, melhora a performance, ela precisa ser reconhecida.
Muito do “sentir-se motivado” vem desse reconhecimento, desse feedback positivo.
Os feedbacks também são importantes, pois dão a oportunidade dos colaboradores apresentarem soluções e novas ideias. Momentos como esses são ótimos para medir a “temperatura” da sua equipe.
Esteja disponível para a sua equipe
Diferente do ambiente corporativo, em que o chefe está a, no máximo, a alguns metros de distância, no home office, a distância física pode impactar em diversos aspectos.
Por isso, é fundamental mostrar-se disponível para dúvidas e outras necessidades. Seja por meio de reuniões virtuais periódicas, mensagens diárias na intranet da corporação, e-mail ou outro app de comunicação.
Nunca deixe a sua equipe com a sensação de desamparo ou falta de liderança. No home office, você precisa se mostrar disponível e ativo para que os menos da sua equipe percebam que o compromisso segue o mesmo de outrora. O que mudou foi “apenas” o ambiente de trabalho.
Cada colaborador tem uma personalidade e necessidades: respeite-as
Nunca se deve perder de vista que uma casa não é um escritório. Isso quer dizer que diferente de lá onde o foco era exclusivamente o trabalho, o ambiente domiciliar tem sons e interferências diversas.
Releve certas interrupções, barulhos, falhas de conexão com a internet e outros. Caso esses probleminhas sejam constantes, você, como bom gestor de equipe, precisa orientar o seu colaborador.
Chamar a atenção na frente de todos ou fazer brincadeiras com o problema dos outros quase nunca são boas soluções.
Procure ajudar seu colaborador a criar as condições mais adequadas para realizar as tarefas, dê dicas, proponha soluções e seja compreensivo quando a situação for algo que está fora do controle do profissional, como no caso de um familiar ficar doente.
Conclusão
O home office chegou com a pandemia e parece que veio pra ficar. A maioria das empresas e colaboradores se mostram satisfeitos e dispostos a fazer os ajustes necessários para melhorar suas performances no trabalho a distância.
Não se pode perder de vista, no entanto, que ainda se trata de uma nova realidade e que, como algo ainda recente, correções serão necessárias.
Novas habilidades, funções e responsabilidades estão surgindo e com isso a comunicação tem uma função essencial no trabalho de todos. Eleja os canais oficiais de comunicação e adote ferramentas para ajudar na organização e planejamento.
Se você gostou do conteúdo, já compartilhe no seu LinkedIn ou redes sociais para que outros parceiros seus possam ver essas dicas sobre gestão de equipes.
